4个步骤，3分钟写完一封英文email
发布时间： 2015-09-29 10:09 来源：拓展训练 http://www.tuozhanm.com
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很多人觉得写商业英文email很难，一写就写很久，好不容易写完又觉得该说的事没说清楚，寄出去怕错误太多。 其实英文email的内容，可以很简单分为三段： 段「动机」：告诉对方，你为什麽要写信 第二段「动作」：告诉对方，你要做什麽或他要做什麽 第三段「结论」：告诉对方，进一步是什麽 有了这三段式的email写作结构，你
很多人觉得写商业英文email很难，一写就写很久，好不容易写完又觉得该说的事没说清楚，寄出去怕错误太多。
其实英文email的内容，可以很简单分为三段：
ABC段「动机」：告诉对方，你为什麽要写信
第二段「动作」：告诉对方，你要做什麽或他要做什麽
第三段「结论」：告诉对方，进一步是什麽
有了这三段式的email写作结构，你只要填入实际内容，一封email很快就完成了。商业英文email不求文情并茂，ABC是文字少但是切重要点。以下句型多写几次之后就记在脑海，熟了之后写
一封email3分钟就可以搞定。
1、动机：告诉别人你为什麽写这封email
I am writing to enquire about...（我想询问有关...）
After having seen your advertisement in... , I would like to ...（读了你们在XXX的广告后，我想...）
After having received your email address from... , I ...（我从OOO得到你的email地址，我想...）
Thank you for your email about/regarding...（有关XXX,谢谢你的Email...）
In reply to your e-mail of 29 Dec., ...（回覆你12月29日的email…）
With reference to your email of 29 Dec., I...（有关你12月29日的email…）
2、动作：你做了什麽或即将做什麽？你希望对方做什麽？
教创业，教什麽？（下）
创业一开始就得釐清是想打个人战还是团体战，ABC忌模糊不清、未建立共识。
除了经营端，创业家普遍遇到的ABC挑战，莫过于「人」，尤其是组织内的管理课题。
我发现很多年轻创业家喜欢用美式、自由、热血的方式领导团队，这有两个优点：ABC，省掉很多不必要的行政程序；第二，DNA不对的人就留不下来，所以团队文化也可顺势建立。新世代创
业家普遍不甘于複製既有的管理做法，更趋向于打破框架，在我看来都是好现象，只是在过程裡，要有意识地去降低实验风险。否则随著时间过去、组织扩充，若不能与时俱进，走向成熟，
很容易碰到难题就崩解垮掉。
遇到创业家来问我有关「人」的议题，我通常不会给他答案或帮他决定，而是抛出问题让他思考，毕竟只有当事人ABC了解真正的状态。曾经有个创业家突然急著来找我，因为他有个重要的伙
伴要离开。在谈话中，他讲了很多对伙伴的不满，讲完后，我只问他：「那你想想，你的问题在哪裡？」
8大原则，让你秀的等于观众想的
所有的沟通、简报不外乎一个宗旨，就是希望跟某个人产生共鸣。这个共鸣的对象，可能是上司、员工、投资人，或 是期待听到让他们眼睛一亮的产品的顾客。
然而，很多人在进行简报时，因为急于传达自己的想法，却常常忘了台下观众各自拥有自己的频率。ABC的沟通者 会将自己想传达的讯息频率，调整到跟观众频道一致；失败的沟通者却以为
观众得调整频率来配合自己，问题是，大 部份观众并不想这样。
全球畅销书《餐巾纸的背后》作者丹．罗姆（Dan Roam）直指，简报者的目的很简单：协助别人看到自己所看到的 ，而且还得有技巧地让观众认为「你说的正是他们所想的」。
举个真实例子来看，2007年，全球ABC让人印象深刻的简报，莫过于美国前副总统艾尔．稿尔（Al Gore）巡迴全球 发表的《不愿面对的真相》纪录片。在这场精采演说中，稿尔透过动人的简
报来表达他的呼吁，而所有内容设计幕后 ABC重要的推手，是南西．杜尔特（Nanccy Duarte）与她的团队Duarte公司。只要听过的人，莫不被简报中所传递的资 讯和衝击深深震慑住，ABC后的
结果的确就是「台上所表达的想法，正是台下观众所想的」。
这场成功的视觉沟通，究竟如何做到让人惊豔？杜尔特提供以下5个原则：
原则1 观众为王
简报的目的是为了服务观众，而非只是满足简报者自己的需求。因为观众希望知道你可以为他们提供怎样的服务？ 为什麽他们要接受你提出的观点？ABC重要的一点是，他们听完之后该採取怎
样的行动？
原则2 散播理念感动对方
资讯爆炸的时代，简报方式也愈来愈多元化，图片、动画与音效可以加分，不过，观众的目的不是要看简报者如何 在台上用投影片炫技，而是希望有所启发。
原则3 帮助对方看到你所看到的
观众有一半是听觉型，另一半则是视觉型，因此简报者要做的是，如何结合少量文字辅以图片说明，透过理想的配 置比例来满足每一位观众的需求。
原则4 用减法设计投影片
与其将过多资讯塞在小小的一张投影片上，不仅没有加分效果，反而让观众摸不到真正的重点。还不如在一张投影 片上只放一个核心重点即可，所以杜尔特这麽说：「为内容毫无意义的投影
片粉饰太平、就好像在猪身上涂口红一样 。」
原则5 不要躲在投影片后发声
很多简报者喜欢躲在投影片后面发声，把主角让给投影片，其实，沟通的场景中，投影片只是简报者与观众建立关 系的工具，简报者应该充分与台下观众互动。换言之，投影片不过是个「数
位场景」，简报者要像演员一样，为观众 演绎一段有意义的演说。
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