以职能为基础的甄选面谈-铭润企业内训_管理培训

以职能为基础的甄选面谈

发布时间: 2018-04-24 22:37      来源:拓展训练 http://www.tuozhanm.com        点击数:
有一位年轻的HR朋友在我的部落格留言,提到他最近正在推动「以职能为基础的甄选面谈」,这是他的老闆要求要做的,但他不知道该怎么下手才好,所以就想要听听看我的意见。 顾名思义,以职能为基础的甄选面谈,翻成白话文就是「怎么样在面谈的过程中确认应徵者具备该职位所需要的职能」。这样说大概会让很多非人力资源工作

  有一位年轻的HR朋友在我的部落格留言,提到他最近正在推动「以职能为基础的甄选面谈」,这是他的老闆要求要做的,但他不知道该怎么下手才好,所以就想要听听看我的意见。

  顾名思义,以职能为基础的甄选面谈,翻成白话文就是「怎么样在面谈的过程中确认应徵者具备该职位所需要的职能」。这样说大概会让很多非人力资源工作者感到疑惑,甄选面谈就是希望确认应徵者到底能不能做好这个工作,而要确认这件事情,当然要看应徵者到底具不具备做好这个工作所需要的能力。既然是这样,为什么还要特别强调「以职能为基础」呢?

  让我们从背景知识讲起。理论上,「职能」是指「作好该职位所需要具备的一组知识、技能,行为与态度的组合」。如果从这个定义出发,公司的韧体工程师有韧体工程师的职能、法务专员有法务专员的职能、3D美术设计有3D美术设计的职能、品保工程师有品保工程师的职能...公司从上到下每一个职位,都有它需要具备的一组知识、技能,行为与态度,也就是职能。
  但是实务上很难有一家公司替内部几十个甚至几百个职务分别订定职能,这样的作法未免太过耗费时间和资源。因此比较可行的做法是,去寻找横跨全公司所有职务都共同需要具备的职能,一般来说被称为核心职能 ( 主管职往往还订有管理职能 ) 。而且,对坊间的企管顾问公司或是企业内的HR来说,了解3D美术设计所需要的知识技能、了解韧体工程师所需要的知识技能、了解法务专员所需要的知识技能...也同样是几乎不可能的事情。总之最后的结果变成,当企管顾问公司在销售「以职能为基础的甄选面谈」的时候、或是当HR在谈「以职能为基础的甄选面谈」的时候,其实谈的都是核心职能或管理职能。而甚么是核心职能 ( 或管理职能 ) 呢?随便举几个例子:问题分析与解决、积极主动、客户导向... ( 管理职能则比方说提升绩效、教导、愿景领导... ) 你不难发现,比起3D Max操作、撰写JAVA程式、数位讯号处理...上述的核心职能或管理职能就是企管顾问公司或是HR可以执行,也就是可以拿来卖钱或是当作部门年度工作目标的东西。
  在企管顾问公司大量鼓吹然后HR也纷纷支持的加乘效应之下,「以职能为基础的甄选面谈」多半都变成了「怎么样在面谈的过程中确认应徵者具备公司的核心职能或管理职能」,而不会谈每一个职务所需要的知识技能。

  背景知识介绍完了以后,那一位HR的伙伴的问题是:我想要建构一个甄选面谈的程序,让我可以确认应徵者是否具备公司的核心职能 ( 或应徵管理职的话要看管理职能 ) ,以决定我们要不要录取该应徵者。请问,我该怎么着手进行?

  但我的问题是:是不是非要建构以职能为基础的甄选面谈不可?

  为什么我会这样问?因为,其实那一位年轻朋友的问题一点也不难回答,难的是能不能做得好。我的意思是,以职能为基础的甄选面谈里面有二个关键要素:职能,以及甄选面谈 ( 废话! ) 。或者我们说得更啰嗦一点:该怎么样建立公司的核心职能,以及如何在甄选面谈中釐清应徵者是否具备这些职能。

  先讲前者。当我们捨弃了职能的最初定义,改以核心职能做为甄选的标準的时候,一定会遇到的问题是,到底这一组核心职能到底能不能用来预测应徵者对全公司每一个职位的适任与否?举个简单的例子,如果我请你举出三个词彙来描述台湾大学的毕业生,你可能会说:很会念书、独立思考能力强、自我中心 ( 随便说的,请别拿这句话做文章 ) 。这也许符合七八成台大学生的特质,但一定也有一些人不是这样的。这个例子也许举得不好,但是当你用核心职能来描述公司里的每一个职位的时候,往往代表了,具备这些职能对于作好这个工作是重要的,但不必然是最重要的。所以当你用公司的核心职能来作为全公司所有职务的甄选标準的时候,就一定会发生,用这套职能来衡量绝大部分的职务,好像都还或多或少可以拉得上一些边;但某几个特定的职务...就是怪怪的。如果你的公司里的每一个职位的同质性很高,这是一种状况;万一公司里的不同职务的工作属性差距颇大,用同一组职能来当作每一个职务的甄选标準,甄选的有效性就会低很多。
  而且我们还没有讨论到,公司的核心职能是怎么推导出来的。很多公司的职能就是总经理或高阶主管拿了一个职能的列表来,把心目中觉得比较重要的项目勾一勾。对绝大多数的用人单位主管来说,重视团队目标、问题分析与解决能力强、积极主动...可以称得上是职场的普世价值,如果你待过不同的几家公司,就会发现大部分公司的核心职能都差不多。任何人都可以理解,具备这些职能,对工作绩效会有正面的价值;但是不是这些职能就是成功的充分条件?我其实觉得有待商榷。
  所以企业的核心职能能不能有效地用来预测每一个职位的成功,会是以职能为基础的甄选面谈的第一个挑战,

  假设我们已经确定某一个职位所需要的职能是什么 ( 姑且就说核心职能真的可以用来当作某职位的甄选标準 ) ,接下来的问题就是要判断,某应徵者是否具备这些职能,然后我们才能作出录取与否的决定。
  要做好这件事情,就牵涉到衡量的机制。这并不是一件简单的事情,当我们要衡量一个应徵者的中英文打字能力,很容易,準备一个实做测验,安排应徵者上机进行测试就得了。当我们要衡量一个应徵者的英文能力,嗯,这问题比较难,你可以和应徵者进行英文面谈,但这样也许不足以判断应徵者真正的英文能力 ( 很多年前我去一家半导体设备公司面试,要作英文测验,结果对方给了我一份他们公司官网上的英文公司简介,要我翻成中文...但我在面试前已经研究过他们公司的官网了。这有一点点像我们在念书的时候常有的经验,没有怎么念书,但考的正好是自己有念到的,或是正好相反 ) ,很多公司选择多益测验当作英文检定的工具,因为那是一个经过认证的商用英文能力测验,显然比公司自己发展英文能力测验要客观而且有效得多。
  如果更进一步,我们该怎么评估一个应徵者是否具备「顾客导向」的能力?发展一个顾客导向能力测验可以吗?就算我们想要这么做,这都不会是一件简单的事情,当中有太多信度和效度的问题必须要被回答。或者是很多公司没有这么複杂,只是简单用一个五点量表,然后让面试官来勾选应徵者有多么具备顾客导向的能力,这当中很明显地有评分者间信度的问题,得到4分代表的是什么意思?4分和3分中间的差距和3分和2分中间的差距是相等的吗?类似的评分机制常被企业使用,但其实一点也不客观。
  还有甄选决策的问题,如果一个职位所需要的职能有四项,我们应该选择其中三项得4分最后一项得1分的应徵者还是其中一项得4分另外三项得3分的应徵者?在职能的衡量上应该要关注的是行为展现的频率或是品质?我是说究竟是经常在很多鸡毛蒜皮的小事上展现出积极主动行为的人比较厉害,还是虽然平常看不太出来但遇到重要关键时刻可以展现积极主动行为的人比较厉害?

  我很喜欢耍嘴皮子和诡辩,而上述的文字就有一点点这样的味道,但就算如此你还是可以看出来,坊间某些企管顾问公司所发明的那些对职能的衡量工具,在学术上无论是可靠性或是有效性都恐怕有一点点问题。不过这些工具为什么仍然管用?因为在绝大多数的公司里,甄选面试的进行都还远较这些企管顾问公司所提供的工具更不客观科学。能够教会用人单位主管针对应徵者所举过去真实发生过的行为去评分而不是光凭感觉,其实已经谢天谢地。

  所以我才会问,为什么非要推动以职能为基础的甄选面谈不可?作这些事情是好的,对企业有绝对的帮助、对HR的专业也是很大的提升。如何真正为不同的职位确定所需的职能、如何为这些职能建立衡量的工具,会是这件事情成功与否的关键。但是,这绝对不会是一个简单的工作。
  既然这不是一个简单的工作,人力资源单位花了这么多力气去推动以职能为基础的面谈,建立核心职能的评分标準、发展每一个职能的题库、训练主管可以对职能加以评量并且给分...但是,高阶主管在决定公司的核心职能和管理职能的过程有同等的审慎认真吗?用人单位主管在评估应徵者的专业的部分 ( 比方说我们準备找一个人力资源主任,我们花了一大堆力气在评估应徵者的核心职能/管理职能是否符合期望,却在评估应徵者的人力资源专业是否适任该职务的这个部分没有下同样的功夫 ) 有同样的严谨仔细吗?如果这二个答案都不是非常肯定...那,投入资源来发展以职能为基础的甄选面谈,会不会其实有一点本末倒置?

2013.05.14 发表
2013.05.20 修改

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