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如何做到简单清晰的表达出复杂的事物-上

05-22 熊掌号

如何做到复杂的事简单表达,简单的事有趣表达?3原因+1核心,学会沟通的最高境界
对于复杂的事情,人们通常也会用复杂的方法说明,其结果是让听者一头雾水。而所以会讲不清楚,主要是因为将复杂的事情简单表达,简单的事情有趣表达是沟通的最高境界。但达文西说:简单是复杂的极致;爱因斯坦也说:如果你无法简单说明,就代表你不够透彻了解。所以要清楚表达想法、传递讯息真不容易。
 
北京拓展训练在本文一次告诉你如何避开沟通缺点,提升沟通效率。

1.解说者懂得太多、太少,都会导致无法清楚说明一件事

回想一下,上次你听到不知所云的解说或无聊的演讲是什么时候,而你的感受又是如何?是困惑,迷惘,或是觉得浪费时间?对于复杂的事情,人们通常也会用复杂的方法说明,其结果是让听者一头雾水。而所以会讲不清楚,主要有三种原因:
第一种原因,是解说者了解得不够深,因此无法用浅白的说法解释。
物理学家爱因斯坦说:如果你无法简单说明,就代表你不够透彻了解(If you can't explain it simply, you don't understand it well enough.)。爱因斯坦的相对论能解释时间的起源,宇宙的历史、以及繁星的演化,其复杂程度,令许多科学家必须穷一生之力来研究,但爱因斯坦可以用简单比喻来说明他的相对论。他说:一位男士与美女面对面坐了一小时,会觉得似乎只过了一分钟;但如果让他坐在热火炉上一分钟,会觉得过了不只一小时,这就是相对论。那时的无线通讯一般是这么解释的:无线通讯是指多个节点间不经由导体或缆线传播进行的远距离传输通讯。
而爱因斯坦将它简单说明为:一般(有线)通讯就像一只很长的猫,你在纽约这头拉它的尾巴,洛杉矶那头就会喵喵叫。而无线通讯也是一样,只不过没有那只猫而已。让不懂科学的门外汉也会发出会心一笑。因此,能透彻了解事情,就能用简单说明让人了解。
第二种不能清楚说明事情的原因刚好和第一种相反,是解说者懂得太多,结果陷入知识的诅咒。
知识的诅咒形容专家常以术语交谈,却丧失与非专业人士沟通的能力。
例如工程师会说:RSS 是以XML资讯为基础的内容整合格式;保险业务员会说:保单实拿的预定利率会小于实拿的定存利率。他们会觉得这是常识,但对隔行如隔山的非专业人士而言,听起来却像火星文。所以科学家在发表研究时,常将生僻的术语,复杂的模型,以及难懂的公式,未加解释地塞进听众的耳朵。
史丹佛大学的研究生伊莉莎白.纽顿(Elizabeth Newton)在1990年做了一项实验,说明专家在资讯的认知上与听者差距的程度。她将参加者分成敲打者及聆听者两组。每个敲打者先自选一首耳熟能详的歌,例如生日快乐,然后在桌上敲出节奏,请聆听者猜出歌名。实验前,敲打者先预测聆听者猜出歌名的成功机率是50%,但实际敲击了120首歌后,聆听者却只猜出三首,实际成功率为2.5%,双方差距了20倍。敲打者很惊讶为何聆听者猜不出歌名,但是敲打者在敲击时其实心中是伴随着那首歌的旋律,而聆听者听到的只会像是奇怪的摩斯密码。因此敲打者与聆听者间资讯的差距,让他们很难彼此分享知识。
 
而在企业界,经理人与员工、行销人员与顾客,以及企业总部与前线单位间也必须不断的沟通,但资讯传达同样不清楚,原因就像敲打者(经理人、行销人员、企业总部)与聆听者(员工、顾客、前线单位)的问题一样,双方存在着严重的资讯失衡。所以专业人士避免将术语挂在嘴上,讲话浅显易懂,才能清楚传达讯息。
特斯拉创办人Elon Musk也对术语非常感冒!2010年5月,他发了一封信给SpaceX全体员工,要求他们马上停止在沟通上使用术语。因为,这些术语让不熟悉的人,需要先搞清楚术语代表什么,才能真正了解讨论的内容,导致大家需要花费更多时间在讨论。
第三种无法清楚说明事情的原因,是解说者讲的内容与听者无关,让听者没兴趣,因此听不进去。
例如:销售员向顾客推销商品,但一直强调商品的优点,却没有说明这优点与顾客有何关联,因此引不起顾客购买的兴趣。如果能先理清顾客的要求,了解其关心的事项,然后用简单语言让对方了解所能获得的价值,销售员就可以成功传达想卖的产品或服务的讯息。所以如果工程师可以这样解释RSS:RSS是可以让网站自动把讯息寄到你家信箱的服务,对习惯上网找资料的非专业人士而言就容易听懂,也会觉得有关,并清楚知道RSS的价值,工程师的沟通目的就达成了。