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如何做到简单清晰的表达出复杂的事物-中

05-23 熊掌号

3.演讲者只能用20张演示文稿做简报
除了说故事之外,用简短的演示文稿也是常用的沟通方式。但大多数人习惯用大量的演示页,以及在幻灯片里塞入密密麻麻文字,反而忽略了简报本质,让人看不出重点。针对这个缺点,现在有称为PechaKucha及Ignite的简报方式,规定简报者要用有限的投影片,并在有限的时间内清楚说明一件事。
PechaKucha是日文ペチャクチャ的闲聊之意,始于2003年东京建筑师们的交流活动。为了让更多人有上台发表的机会,规定每个人只能用20张投影片,每张幻灯片只有20秒,总共6分40秒的时间来讲一件事。
为了遵守这个规定,演讲者必须用心将复杂内容拆成一个个小项目,辅以图表或照片,以最少的文字来逐条说明。而截至2016年,全球已经有1000个以上的城市,在餐厅、酒吧、大学、教堂或住家里,举办过这样的活动。
至于Ignite则由Brady Forrest及Bre Pettis在西雅图创立,规定每个人同样用20张投影片,但每张投影片只有15秒,总共5分钟的时间来讲一件事。Ignite每张投影片规定的时间比PechaKucha少5秒,让演讲者感觉更需分秒必争,简报内容需要更精简。例如,曾经有一位演讲者用Ignite规定的方式说明如何吃香蕉,他从他母亲第一次看到香蕉时,尝试连皮一起吃开始说起,到如何剥香蕉皮从头开始,或是从尾,最后带出了真正的主题:高效能工作者,通常不会花太多时间将事情的始末完全研究清楚后才行动。他们在得到足够的资讯后,就会马上开始行动肚子饿时,没有人会思考香蕉应该从哪里开始剥皮!。虽然演讲者的题目很深,但是,他用吃香蕉的例子说明,加上Ignite的节奏,在不到六分钟就完成了演说,让观众听得生动又有趣。
PechaKucha及Ignite规定要在5至6分钟内讲完内容,可以训练简报者快速掳获观众注意的能力。而每张投影片只停留15至20秒,也能避免观众只将焦点放在投影片上面。因为简报的主角是简报者,投影片应该只是辅功工具。