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汇报总是搞错重点?6技巧让你说到主管心里!

11-19 熊掌号

职场上除了能力,人缘也可能决定你可以走多远!好人缘不是巴结拍马屁,而是懂得说话的时机点、与陈述的方式,是否可以达到有效沟通。成为一个你也想跟他工作的人,以此为目标思考你与主管汇报沟通的程序与细节,把话说到心坎里,让人不只看见你工作的专业性,也因为你的处事得体而更加信赖!
(一)尊重对方的时间
许多人在职场上觉得自己像一只工蚁,主管说什么就做什么,事实上,你可以从时间找回合作的主导权。有时主管交代一个任务,我们常常在汇报时直接丢档案过去。若是在丢档案之前,你可以说明请问您有五分钟的时间吗,我想交给您上次您交代的⋯⋯以及给你的主管更多时间概念,说明这份报告若他在什么时间点阅读完、案子便会顺利推进、和他约好下次议程的时间、这个决策的期限,主动提醒主管时间,也会让对方明确知道你有所安排、思考大局。
(二)整体结构性汇报
无论你是寄信或是会议与主管汇报,在最开始都可以有结构性的调整、并点出动机:这次会议我会针对三大重点提出解决方法,最后我们要结论出周三前必须联络哪间厂商。结构性的汇报是为了让主管在第一时间明白这场会议的重点,我会建议一次汇报,只解决一个问题,如果是多个问题,可以归纳出必须解决的优先顺序,梳理方法、目的、成本、成效。结构性汇报有多种方法,可从事件层级去思考,选择适用你的方法。
(三)适时引用主管的话、分享功劳
沟通的话术很重要,主管的资历往往比你深,如果你轻易推翻他的想法、其实也有失面子。你可以套用主管的逻辑、与思路:上次主管给我看的提案很帮助我在这个项目的思考,根据里面提出的某个想法,我想出了⋯⋯要说好话不是一味奉承,有凭有据的好话,不但可以让主管感受佳,也不会造成同事的厌恶,甚至不妨公开提及同事的功劳:这个案子A同事的帮助也很大。真正有实力的人不怕分功劳,用这样的说话姿态更能提升你的格局。
(四)留意主管喜欢的沟通方式
有些人喜欢用短信、有些人喜欢信件沟通、有些人喜欢见面解决事情,在主管习惯的沟通方式里,不仅会减低主管的焦虑感,也能更有效推进你们的沟通效率。
(五)遇到错误不卸责
实习生与主管沟通,有时受到指责,常常会急着推卸责任、证明不是自己的问题,可能是公司流程、其他同事延误、或是不可抗因素等。汇报时难免会受到提问与批判,这时候不要急着撇清关系、认为主管是在指责你,这很有可能也是主管在考验你。因此,不如诚实地表示理解主管的意见,若是自己的错误也勇敢承认,并且说明自己确实在此事件疏忽,但已经想好了几个具体的解决方式,并且在这次经验中学习到什么,会让主管更加信服你。
(六)有凭有据
再也没有比自信爆棚、却毫无事实依据的汇报还令主管难受!请用主管的思维思考,他需要听到论点、论据,才能相信如何得到成效。学会用数据说话,表示提案符合公司的什么年度目标、具体做法是什么,根据现有案例比较,你们做的提案有什么优势?还有一点非常重要,在与领导沟通时,尽力给他选择题,每个选择题都带有凭据,而非开放式问答,这只会拖延你们的沟通程序,也是你没有做好功课的表现。
 
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