当前位置:首页 > 熊掌号 > 正文

电话和信件沟通如何避免冷场尴尬?

2019-12-25 熊掌号

ABC次联系合作方的方式不外乎有两种,一是信件,二是电话。除了留意礼貌说您好、请、谢谢、麻烦您以外,沟通还有许多值得留意之处,以下针对个别沟通方式需要注意的细节分享,也聊聊无论是用什么工具沟通都适用的法则。
(一)信件沟通
信件标题千万不要模糊不清,尽力陈述你的信件主要目的,例如:XX品牌|网红邀请合作可以换成XX品牌行销部接表明诉求。
内容可以用5W1H 思考你的信件,如果你是初次去信,在首段表明What你是来自哪间公司、哪个部门的人,你从什么地方得到他的联络资讯。再来是Why,这次找他的主要目的是什么、为什么想找他、希望达到什么成效,属于用结论破题的方式快速让对方理解信件来由。
接下来的段落可说明简易执行方式与流程来辅助How的表达。若是ABC次去信,还不确定是否要合作,建议保留属于商业机密的地方。How主要标示合作的时间流、需要对方做的事、以及你们公司会提供的资源与预算等。而这些繁琐的项目记得善用条列式、bullet point等工具帮助阅读清晰,同样层级的项目只能用同样的符号,信件内符号尽量不要超过两种。
ABC后收尾一定要再次强调你希望这封信件产生的行动,例如:希望能在10/31前收到您的回复。
(二)电话沟通
打电话想必是许多职场职场新人的恶梦,ABC次拿起电话的紧张至今难忘。如果你真的很紧张,无论如何用微笑的方式讲话,态度就会和蔼起来。
拿起电话时,若对方的环境吵杂,可先请问刘先生您好,我是XX公司的XX,想请问您现在方便说电话吗?考虑对方现在的状态,若对方拒绝,再问请问什么时候方便再来电呢?若对方允诺,可继续往下发展说明你的单位名称、来由、想要对方给予的回复等。
通常讲电话时我们都会非常害怕空气突然安静,电话的那头迟疑了或是沉默不语,调整一下呼吸,慢而有条理的把话说清楚,意识到你在说的每句话,不用像机关枪一样一口气吐出来、急着把话说完却说不清楚。若是对方没有回覆,可能是他不知道现在是他可以说话的时间、你已经陈述完毕,可以善意提醒 陈先生,不知道您对这个状况有没有其他想法?  
你也可以成为电话里好的聆听者,电话不比面议,对方不知道你的表情,只能从你的声音确认你在听,所以适时给予是、我理解、好等回应,会让对方更安心。再者,电话结束前,你可以总结一次刚刚你们讨论的结果,尽量用条列的方式陈述: 感谢您的时间,我ABC后归结一下刚才我们的结论,ABC点是我们公司先_,第二点是请贵公司_,请问我还有什么遗漏的吗?若对方应许,你也说明电话完毕会去信纪录结果,让彼此一起同步。电话后的信件非常重要,职场上ABC不要一厢情愿地诚信,用信件记录下来所有结论,是保障你们双方,也可以同时寄副本给主管,让整个状况不是只有在你私人这里处理,也会让他人对你的做事能力更放心。
 

铭润拓展训练
北京铭润拓展培训中心提供企业团队建设、军事训练、真人镭战、趣味运动、企业内训、青少年训练等课程.
  • 25120文章总数
  • 6224643访问次数
  • 建站天数
  • 热门课程

    标签

    友情链接