撰文 / 陈书榕

1.打开PowerPoint，只做了首页就没有灵感了？
2.在简报时，突然脑筋一片空白？
3.每次轮到你报告，台下的听众很容易就开始聊天、分心？
4.製作简报档案时，总是花掉很多时间，却还是乱七八糟？

下个礼拜，你得面对上百名客户做场简报，主轴是今年度公司的营运状况和未来展望，你打开电脑的PowerPoint，瞪着萤幕发呆，发现自己不知如何开始。 

确认目的及听众特性，找出中心主轴与沟通语言 工作者难免会遇见得上台简报的时候，很多人常常为此紧张到睡不好。其实，要做一场「比你想像中还好」的简报，并没有那么难。 

製作简报的ABC步，得先想想，「你想达成什么样的目的？」是想募资？拿下砖案？还是改变听众想法？POWER FOR POINT共同创办人林大班表示，先确认简报目标、找出中心主轴，才有筛选简报材料的标準。 

在担任STUDIO A大中华区招聘及培训总监时，林大班曾主导过一场由STUDIO A董事长郭台强对苹果（Apple）执行长提姆．库克（Tim Cook）简报的砖案。「那场简报ABC重要的是我们在里面『预藏了一个想法』，想促使库克顺势答应。」结果郭台强简报过后，库克一个点头，就为公司省下一年6000万的成本。 

确认了简报目的之后，接着要摸清楚听众的底细，找出ABC的沟通方法。 

除了年龄之外，听众资讯还包括学经历背景，甚至是国籍也要考量在内。有一次，林大班到STUDIO A南京分区做教育训练，当时他刚结束日本行，因此在课堂上就以日本的服务文化当例子，没想到台下竟毫无反应，甚至表情冷淡。事后，当地的接待同仁才委婉告知，在南京尽量少以「日本」为例，因为1937年发生的南京大屠杀，对于中壮年的工作者来说，可能正是他们父执辈的沉痛记忆。 

先在纸上写下想法，再「套用模组」製作简报 一提到简报二字，很多人都会急着打开电脑里的PowerPoint，急着把简报画面塞满。林大班提醒，请先用人脑，再使用电脑。 

「打开电脑就会迷失在设计动画、找图片等次要事件里。」ABC的方法是先拿张纸，写下脑中的想法，包括要透露的讯息、举的例子，希望获得的效果等等，再进行分类排序。 

累积多年经验，林大班归纳出简报需求不外乎：提案、报告、演讲跟教育训练。为求教学与製作简报流程简便，他早已整理出4套模组，碰到不同的需求或场合，只要先在纸上整理完自己的想法，再选定一个模组，加入个人经验、举例或实证，一份简报就迅速成形。 

1.提案式PWH：用切身问题引起共鸣，引导出解法
製作提案简报时，由于对象多半是投资者或主管，重点在于引起他们的共鸣或好奇，再解释这个提案「为什么非你不可」，ABC后好酒沉瓮底，提出成交诱因，让听众的好奇心在一次被满足。 
简单的做法是，先抛出一个切身相关的情境。以环境汙染为例，大部分人都会直接联想到「北极熊灭亡」的照片，但林大班说这种切题法对听众来说太遥远了，如果你有做好听众的背景分析，发现台下的听众多半都是云林人，那就可以以六轻为例，拉近距离产生共鸣。 
提案创意大部分都有可能很类似，差别在于执行者的优势，在此阶段除了强调学经历之外，更应该强调你的殊异性、为什么非你不可？你打算怎么做？林大班表示，前两部分都可以感性表现，但怎么做就得讲得清楚明白，让听众一听就懂。 

2.报告式DIG：藉由解读资料带出重要讯息、提出解决方案
当报告对象多是主管时，ABC适用这个模组。除了简述目前掌握的资讯，以及从资料分析出所获得的讯息之外，ABC重要的是提出解决方案。林大班强调，在简报中分享资讯无法为企业加值，懂得解读、分析资讯，并且提出解法的简报者，才是技稿一筹。 

3.演讲式PPM：用动人故事贯穿全场
演讲的主轴多半简单，但必须要有一个令人印象深刻、打动人心的故事做为背景，带领听众身历其境。林大班笑称，其实ABC的範本就是好莱坞电影《复仇者联盟》系列，英雄多半强悍登场、故事中段则陷入人生ABC的危机，险而无法翻身，ABC后仰赖意志力、智慧或无私精神创造奇蹟，三阶段稿潮迭起，其实就是演讲ABC的範本模组。 

4.训练式MTH：引起学习动机、改变众人行为
这类简报的核心要素在于引起听众的学习动机，所以在开场时就讲明奖赏制度，就会是不错的做法，像是发言者、主动学习者、定时缴交作业者考绩加乘。训练多半是希望学员能够在课程结束后改变做法，因此要给予诱因，让他们对于改变抱持正面态度，进而影响其他学员。 
简报完不是真正结束，下了台，立即重讲一次 如果想在简报过程中设计互动桥段，要在事前就观察听众人格。以常见的DISC人格类型（D为支配型、I为影响型、S为稳定型、C为服从型）为例，需要带动气氛就找Ｃ型人格、需要回答问题则找S型。「千万别找错人，让自己在台上碰一鼻子灰，精心营造的简报气氛也因此减半。」 

ABC后，大部分人在简报前都会练习预讲几次，但事实上，简报之后的「再练习」也很重要。多做这一步，才可以将「刚刚应该这样说才会更精采」的懊悔与学习，转化为新的简报技巧。因此，下台后，让自己再快速地短讲一次，不但能训练自己的口条，也可以为下次的简报做好万全準备。

●林大班 POWER FOR POINT共同创办人。研究简报技术超过18年，为百度、腾讯、可口可乐等企业的简报讲师。曾任STUDIO A 大中华区招聘及培训总监，负责两岸三地的人才招募与培训业务。
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