整理．撰文 / 张玉琦  编辑 / 齐立文

每天上班，一坐到办公桌前的ABC件事是什么？许多人的回答都是：打开电脑，点开e-mail，收信、回信。 

面对e-mail这个职场上ABC普遍使用的沟通工具，绝大多数人都用得顺手顺畅，因为要写出一封中文e-mail，文笔好坏见仁见智，要达意并不难。 

如果突然要你写一封英文e-mail呢？你可能会发现自己立即陷入这样的窘境：光是查询这个字、那个词、这句话的英文要怎么说，就让你抓破头、耗去了大半天的时间；写完后，也不太确定自己写的对不对，怀疑真的可以寄出去了吗？ 

无论是中文、英文e-mail，目的都在于清楚沟通讯息，为什么换个语言，难度就立刻增加十倍、百倍？或许你直觉就会归咎于自己「英文不好」，但是在你打算恶补文法、狂背单字之前，不妨先试试一个快速有效的方法，解决这个难题：参考範本，複製贴上。 

首先，你或许已经有一点英文e-mail的基础了，因为开头称Dear或结尾语用Best Regards，你可能早就这样用了。日本商务英语教学公司integral element总经理井上由美子表示，英文e-mail的开头和结尾部分，某种程度上都已经是惯用的句型了，只要把这些句型记熟，写出来的信就不会太离谱。 

其次，e-mail强调的是「沟通」，而非「文法的正确性」，所以主旨和内容力求简洁易懂就好。一般常说，英文e-mail的写作原则可以浓缩成4个英文字：K.I.S.S.（Keep it short and simple），就是简单简短之意。 

简短的标準是什么？日本《Associ 》杂誌2014年4月号以「ABC派得上用场的英文」为题，访问了常写英文e-mail的经理人。一是在英特尔（Intel）工作的平井友和。他在海外工作长达10年，常和各种国籍的同事、客户e-mail往返，培养出一套独门的e-mail写作技巧：如果想要对方读信，ABC的方法就是把一封信拆成好几封，「短到一封信只讲一件事。」 

平井与许多外籍工程师合作，他观察，许多人常把冗长信件留到一天的ABC后才读，很短的信才会马上读。甚至有些人只读ABC前面两、三行，后面太长就不读了。砖门协助海外企业在日本行销的森内创则表示，英文e-mail的重点，就是明确传达内容。他把e-mail划分为3类：询问（ask）、请託（request）和提案（proposal），e-mail的主旨也以此开头，让收信者知道这封信的目的，和需要收信者做出什么行动。 

虽然开头和结尾不难，中间也不需要长篇大论，但是我们在写英文e-mail时，仍不时感觉「卡卡的」、不确定这样说是否正确、难以拿捏轻鬆与正式的口吻。因此，写英文e-mail，就算是简单的内容，也要花上一番功夫构思。 

调查公司Radicati的研究预估，2015年，每人每天平均将收发125封e-mail。如果你能快速掌握英文e-mail的写作原则与常用结构，回覆英文e-mail更有效率，试想能省下多少时间？ 

接下来将列举出职场上ABC常见13个英文e-mail情境，包括人事异动、报价询价、询问出货进度、向客户请款等，提供实用的商务文书开头和结尾语，加上简洁达意的正文与通用的替换句型，让你面对各种情境，都能三行写好英文e-mail。

1.简洁扼要：
避免长篇大论，明确表达写信主旨。不需要每次开头都先问候对方，只有在ABC次写信的时候才需要自我介绍，以后则注意礼貌即可。刚开始，用字可以比较正式，以感谢对方开头（Thank you for your interest in our product.感谢您对我们的商品感兴趣），恭敬的语气结尾（Please don t hesitate to contact us.请不吝与我们联繫），之后再配合对方的用字遣词，调整自己的语调。

2.署名附上联络资讯：
简单为上，只要附上自己的姓名、公司名称（单位或部门）及电话就够了。

3.收件人称谓可正式、可轻鬆：
如果是客户写信给服务或商品窗口，可用轻鬆的称谓（Hi Joanne）；如果是写信给客户，就要稍微正式一些，改以Dear等用语开头。一般书信往来不必在收信人前面附上Mr.（先生）或Ms.（小姐）等称谓。

4.标题明确：
避免主旨语焉不详，比如your order或information，都很容易被当作垃圾邮件。ABC在标题中提及自家公司和寄信目的，让收件人看到标题，就猜得到内容。

5.条列複杂说明：
同时提出好几个问题，或说明採购项目时，可用条列分项说明。若对方以条列方式来信，也要以条列方式回信。

6.考量收信者的时区：
设定寄信时间，ABC选在收件人上班时间的中午前寄到，提稿对方在当天下午回信的机率。管理阶层常有下班回家后继续工作的习惯，有急事的时候，晚上9点到11点也是寄信的好时机。

7.寄出前再检查一次：
寄出之前，请再检查一次内容，包括有没有哪里写错、拼字拼错、主旨与收件人都写对了吗？因为对方可能会以你的文笔，来判断你的聪明才智。特别是与国外厂商业务往来时，对方通常只能藉由电话和e-mail来判断你，绝不能敷衍了事。

8.说明附档内容：
为避免收件人把你的e-mail误认为带有电脑病毒的信件，若有附档，务必说明附档内容。如果分好几封信寄出时，可在ABC封信先说明你将会寄出附有档案的信件。

资料来源：《全世界都在用的英文书信分类大全》，懒鬼子英日语出版；《英文E-mail拿来就用》，guoji学村出版；《Associ 》2014年4月号
(更多精彩内容请见2014年12月号《经理人月刊》「英文e-mail 三行搞定」。尊重智慧财产权，如需转载请注明资料来源：《经理人月刊》第121期)
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