CC老闆就算报告了,你真的想反了!-铭润企业内训_管理培训

CC老闆就算报告了,你真的想反了!

发布时间: 2017-11-09 19:19      来源:拓展训练 http://www.tuozhanm.com        点击数:
用E-mail沟通已经是现代社会非常普遍的现象,很多公司连帐单都改用E-mail来寄发,真是省时、省事又省成本。用E-mail沟通除了可以很方便的让所有相关的人都同时了解目前的状况外,还可以留下证据,只要将相关人员加入CC名单即可。但事情经过明明都CC给老闆了,为什么老闆每次都责怪没跟他报告,说不清楚这件事的进展呢? E-mail

用E-mail沟通已经是现代社会非常普遍的现象,很多公司连帐单都改用E-mail来寄发,真是省时、省事又省成本。用E-mail沟通除了可以很方便的让所有相关的人都同时了解目前的状况外,还可以留下证据,只要将相关人员加入CC名单即可。但事情经过明明都CC给老闆了,为什么老闆每次都责怪没跟他报告,说不清楚这件事的进展呢?

E-mail真是非常方便的工具,只要轻鬆地按下「传送」,大家就能同时收到你的讯息。传送E-mail几乎是没有成本,同一封信如果要传送给很多人,只要将对方的邮件地址加到收件者或是CC(副本抄送)名单中即可,真是方便省时,所以很多上班族为了要让主管或是老闆知道他很认真的在做事,就会将事情进行中的所有联络过程,除了寄给相关人员外,还会CC给主管以及老闆。这样大家就能掌握到事情进展的最新的资讯,别人要是有什么意见也可以立即提出。想想这样真好。

邮件爆炸

一个好的工具但若被过度利用后反而会造成反效果。E-mail这么方便,所以就造成邮件暴增,每天似乎都有看不完的E-mail。无论大小事情,与自己有关或是无关,别人都CC给你,职位愈高的人邮件愈多,本来是好意地告知,现在却变成「不胜其扰」。主管的签呈就已经多到快看不完了,现在又多了E-mail,而且数量又如此惊人,如果是你,你会如何处理?

垃圾信氾滥

E-mail用来寄送广告宣传就更是方便,所以垃圾邮件满天飞,一不小心就塞爆了信箱,即使用过滤垃圾信件的软体,效果还是有限,甚至还有误判的风险,就是该收的没收到,不该收的却拼命收。因此,E-mail的可靠度就大幅降低,寄信给对方却未必确定他一定能收到,即使收到也未必能在每日众多的邮件中被开启,即使开启了,也未必会仔细阅读。因为,E-mail实在太多了!垃圾邮件实在太多了!莫名其妙的信也实在太多了!

副本抄送=看不看随你

很多人在寄发电子邮件的时候,很喜欢CC给一大票人,有时不管是相关的人还是不相干的人都一併CC,而主管及老闆是最常被CC的人。寄信的人的想法是,把你列入CC名单,就算是跟你报告过了。要是事情后来发生个什么状况,就可以说明「这件事情整个过程我都有CC给你」,所以我已尽到报告的义务,是你自己没认真看信,而你在整个过程中又没有提出任何意见──「没意见就等于是默许」,所以整个过程都是在你允许的状况下去执行的,那最后的结果变成这样,怎么能够怪我呢?

如果你真的想要跟老闆报告,那么你就应该要确定老闆是真的知道这件事情,并且支持你的做法;否则的话,就只是在刻意迴避,给自己找个藉口罢了。另外,不管是主管或是老闆,每天收到的电子邮件数量一般也都大得惊人,他们是不会有空去看所有的信件的。尤其是现在垃圾信氾滥的年代,除非是一眼就能判断是重要的信件,否则大多都是略过不看。那么如果你寄给老闆的信只是要CC给老闆,这意思就是说这只是报备,看不看无关紧要,那你想这样的信老闆会看吗?

某日董事长的电脑出了问题,就赶紧找MIS人员来处理。这台电脑的状况似乎不太乐观,MIS弄了一阵子后,看来是没救了,只好宣判寿终正寝,就马上帮董事长换台电脑。

新电脑装机完成后,要重建整个环境,就跟董事长说明:「董事长,我先帮您重建电子邮件信箱,以目前的状况,只能从旧电脑中救出少部分的信件,所以有些信件可能会救不回来。不晓得这些信件是否很重要,如果一定要全部救回的话,硬碟就必须要请专业救资料的厂商来处理,才有可能将全部资料救回。」

董事长对于这个问题,几乎是不假思索、毫不考虑的就立即回覆,而这个回覆却让MIS大感意外:「我过去的信件全部都不用重建,只要把邮件软体装好就可以了。」

没来找我就是不重要

「董事长,真的是『全部』都不要重建吗?您真的确定不会有影响吗?」MIS还以为自己听错了,赶紧跟董事长再确认一次。

「我这些信平时也都是不看的,因为如果真的有重要的事情的话,他们就会来找我,如果他们都没来找我,就代表没有重要的事情。所以这些信即使全部都删除掉,影响也不大,所以就不用再浪费时间来重建了。」MIS人员这时才了解,原来老闆对于事情是这样看的。

本末倒置

人与人之间的沟通,最好能当面讲清楚,这样的沟通效果最好。但在现代科技下,产生了许多新的沟通方式,很多人就以E-mail来取代大部分的沟通。一个好的工具,若未被妥善运用,就会造成反效果。E-mail是一个协助沟通很好的辅助工具,可以用来弥补无法当面沟通的遗憾,但却不能取代当面沟通。很多大老闆们的时间非常宝贵,连你要当面跟他报告,都拨不出几分钟的时间来给你,那么你想他又有多少时间来看E-mail呢?一家公司有那么多的员工,如果每个人大事小事都CC给老闆,当然最后的结果就是一律被忽略。所以,如果你以为事情的经过都已经E-mail给老闆了,这样就算是跟老闆报告过了,那么,你就真的是想反了!

 

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